Ob ein Dienst kostenlos oder bezahlt ist, sagt wenig über seine Qualität. Entscheidend sind seine Quellen, die Aktualität, die Filter, die Benachrichtigungen, der Export, die Vertragsbedingungen, der Datenschutz und der Support. Stellen Sie dieselben Fragen an jeden Anbieter und prüfen Sie die Antworten an Ihren eigenen Treffern.
Hinweis: Der Betreiber dieser Seite bietet mit Auftrag One selbst einen Ausschreibungsdienst an. Die Hinweise unten gelten für jeden Dienst, auch für diesen.
Bezahlt ist nicht automatisch besser
Ein Dienst, der Bekanntmachungen sammelt und Ihnen passende meldet, kann kostenlos sein oder Geld kosten. Beides sagt nichts darüber, ob er für Ihr Geschäft taugt. Ein kostenloses Angebot kann für eine enge Suche, etwa nur eine Region oder ein Gewerk, völlig ausreichen. Ein bezahltes kann zu viele Quellen abdecken, die Sie nicht brauchen, oder zu wenige, die Sie brauchen.
Öffentliche Portale zeigen, wie begrenzt „eine Quelle“ sein kann. TED, das EU-Portal, erlaubt angemeldeten Nutzern gespeicherte Suchen und Benachrichtigungen mit täglicher bis monatlicher Frequenz.1 Das gilt aber nur für die Bekanntmachungen auf TED. Wer auch Ausschreibungen unterhalb der EU-Schwelle sucht, muss weitere Quellen einbeziehen, denn diese werden nach der Unterschwellenvergabeordnung auf Internetseiten der Auftraggeber oder auf Portalen veröffentlicht.2
Kostenlos heißt außerdem nicht ohne Gegenleistung. Prüfen Sie bei jedem Dienst, wie er sich finanziert, was aus Ihren Angaben wird und ob eine spätere Bezahlstufe nötig wird, wenn Sie mehr brauchen.
Acht Fragen an jeden Anbieter
Die Fragen gelten für kostenlose und bezahlte Dienste gleichermaßen.
| Thema | Was Sie fragen | Woran Sie die Antwort prüfen |
|---|---|---|
| Quellen | Welche Portale und Bekanntmachungsarten sind enthalten (EU, Bund, Länder, Kommunen, Einzelportale)? Gibt es eine Liste? | Eine konkrete Liste statt „bundesweit“. Fehlt ein Portal, das Sie kennen? |
| Aktualität | Wie schnell nach der Veröffentlichung erscheint eine Bekanntmachung im Dienst? Wie oft wird abgerufen? | Vergleichen Sie Datum der Veröffentlichung und Datum der Meldung bei Treffern. |
| Filter und Suchprofile | Wonach können Sie filtern: Stichwort, CPV-Code, Region, Verfahrensart, Frist, Auftraggeber? Wie viele Profile sind möglich? | Legen Sie ein echtes Profil an und sehen Sie, ob Treffer passen. |
| Benachrichtigungen | Per E-Mail, wie oft, mit welchen Angaben im Text? Lassen sich Mitarbeiter getrennt benachrichtigen? | Testen Sie eine Woche lang. |
| Export und Weiterverarbeitung | Können Sie Treffer als Datei oder in andere Werkzeuge übernehmen? Gibt es die Unterlagen im Dienst oder nur einen Link zur Vergabestelle? | Fragen Sie nach einem Beispielexport. |
| Vertragslaufzeit und Kündigung | Mindestlaufzeit, Kündigungsfrist, automatische Verlängerung, Preisänderung? Gibt es eine Testphase ohne Bindung? | Lesen Sie die Bedingungen, bevor Sie Zahlungsdaten angeben. |
| Datenschutz | Wo werden Daten verarbeitet? Wird ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) angeboten, wenn Sie ihn brauchen? Welche Daten über Ihre Suchen speichert der Dienst? | Datenschutzerklärung und AVV-Muster lesen. |
| Support | Wer antwortet, wie schnell, in welcher Sprache? Gibt es Hilfe bei der Einrichtung von Suchprofilen? | Stellen Sie vor dem Kauf eine konkrete Frage und beobachten Sie die Antwort. |
Zum Datenschutz: Verarbeitet ein Dienstleister personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag, erfolgt das auf Grundlage eines Vertrags oder eines anderen Rechtsinstruments.3 Ob das bei dem jeweiligen Dienst der Fall ist, hängt davon ab, welche Daten er verarbeitet. Fragen Sie den Anbieter und im Zweifel Ihre Datenschutzbeauftragte oder Ihren Datenschutzbeauftragten.
Wie Sie Anbieter vergleichen
Ein belastbarer Vergleich beginnt mit Ihren eigenen Daten.
- Sammeln Sie zehn bis zwanzig Ausschreibungen aus den letzten Wochen, die für Sie passend waren. Nehmen Sie sie aus der eigenen Portalsuche.
- Prüfen Sie bei jedem Dienst, wie viele dieser Ausschreibungen er gemeldet hätte und wann.
- Prüfen Sie umgekehrt, ob der Dienst Ausschreibungen meldet, die Sie übersehen haben und die Ihnen etwas nützen.
- Rechnen Sie ehrlich: Gesamtkosten über die Vertragslaufzeit gegen die Stunden, die Sie sonst für die Suche aufwenden.
Rechnet sich ein kostenloser Weg für Sie, bleiben Sie dabei. Er kann je nach Bedarf aus Portalkonten mit Benachrichtigung und eigenen Stichwortlisten bestehen. Mehr zu diesen Wegen finden Sie unter Wie finde ich passende Ausschreibungen?.
Was Portale und Dienste kosten können, steht unter Was kosten Ausschreibungsportale?. Der Abruf der Vergabeunterlagen bei der Vergabestelle ist davon unabhängig kostenlos.4
Quellen und Hinweise
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TED-Hilfe zum TED-Konto (gespeicherte Suchen, Suchbenachrichtigungen, EU-Login), ted.europa.eu.
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§ 28 Abs. 1 UVgO, Volltext bei lxgesetze.de (nicht amtliche Wiedergabe der UVgO vom 2.2.2017).
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Art. 28 Abs. 3 DSGVO, dsgvo-gesetz.de.
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§ 41 Abs. 1 VgV, gesetze-im-internet.de.